Depuis le 1er janvier 2026, un changement majeur a eu lieu en Pologne concernant l’obtention des permis de séjour. Ce pays, membre de l’espace Schengen, a considérablement augmenté les frais pour les demandes de permis de séjour et mis en place un nouveau système entièrement numérique.
Cette réforme pourrait avoir des répercussions importantes pour les travailleurs étrangers et les entreprises qui embauchent des ressortissants non-européens.
Des frais de permis de séjour en hausse
La Pologne a décidé de revoir ses tarifs pour les permis de séjour. Le prix d'un permis temporaire, qui était auparavant de 100 PLN, a quadruplé pour atteindre 400 PLN. Les permis pour les travailleurs détachés, un document essentiel pour les employés étrangers, ont également subi une augmentation importante, passant de 200 PLN à 800 PLN. En parallèle, les visas nationaux (type D) nécessaires pour les séjours de longue durée sont désormais facturés à 200 €.
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Ces changements sont accompagnés d’un passage complet au numérique. Les demandes de permis de séjour doivent désormais être soumises exclusivement en ligne via le portail Moduł Obsługi Spraw (MOS). Les demandes papier ne seront plus acceptées, forçant les entreprises à s'adapter rapidement à cette nouvelle méthode de gestion.
Le portail MOS, une nouvelle contrainte numérique
Le lancement du portail MOS visait à simplifier le processus de demande de permis de séjour et à réduire les délais de traitement. Selon les autorités polonaises, cette digitalisation devrait réduire de 30 % le temps nécessaire pour traiter les demandes. Cependant, la mise en place du système n'a pas été sans difficultés. De nombreuses entreprises ont rencontré des problèmes techniques dès les premières semaines : erreurs de connexion, déconnexions fréquentes et difficultés à télécharger des documents comme les signatures électroniques.
Le fait que le portail soit pour l’instant uniquement en polonais complique encore les choses pour les entreprises internationales. Les équipes qui ne sont pas formées pour utiliser cette plateforme doivent y consacrer plusieurs heures supplémentaires. Cela crée une charge de travail supplémentaire, surtout si les employés ne sont pas familiers avec les processus administratifs polonais.
Un impact sur les entreprises
Avec cette augmentation des frais et l’introduction du portail MOS, les entreprises doivent revoir leurs stratégies administratives. Le coût des permis de séjour pour les travailleurs étrangers est désormais plus élevé, ce qui impacte directement les budgets de mobilité et de ressources humaines. Les responsables des ressources humaines doivent s'adapter rapidement aux nouvelles procédures en ligne et se former pour éviter les erreurs.
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Les entreprises qui ont rapidement intégré l’utilisation du portail MOS et qui ont mis en place des solutions comme les signatures électroniques qualifiées seront mieux préparées à affronter les défis de cette réforme. Elles pourront ainsi limiter les erreurs administratives et réduire les risques de non-conformité. En revanche, celles qui tardent à s’adapter risquent des sanctions et des retards dans le traitement des demandes.
Le ministère polonais de l'Intérieur prévoit d’étendre la plateforme MOS à d’autres demandes, comme celles pour la résidence permanente, la citoyenneté, ou encore les cartes bleues européennes, au cours de l’année 2026. Une version multilingue du portail devrait également être lancée d’ici juillet 2026, ce qui facilitera son utilisation pour les entreprises internationales. Cependant, jusqu'à ce que cette mise à jour ait lieu, les entreprises devront faire face à une plateforme unilingue et aux défis techniques qu'elle présente.
